Sewa atau Beli Printer? Selisihnya Rp 2,8 Juta dalam 2 Tahun

Ringkasan dalam angka

Bagaimana cara menghitung sewa atau beli printer secara adil?

Bandingkan total biaya selama masa pakai yang sama, bukan harga mesin dengan biaya sewa satu bulan. Total biaya beli = harga mesin + toner + servis + suku cadang + waktu staf saat mesin mati. Total biaya sewa = biaya bulanan x lama pakai + biaya lewat kuota.

Lima angka yang Anda butuhkan:

1. Jumlah cetak per bulan. Hitung rim kertas yang habis. Satu rim = 500 lembar.
2. Harga mesin. Pakai harga pasar resmi, sudah termasuk PPN.
3. Biaya toner per halaman. Harga toner asli dibagi jumlah halaman yang tertulis di spesifikasi pabrik (yield ISO). Ini angka yang paling sering dilupakan, padahal paling menentukan.
4. Lama pakai. Kontrak standar ASG 1 tahun dan bisa diperpanjang, sedangkan mesin yang dibeli dipakai bertahun-tahun. Karena itu kami membandingkan keduanya dalam 2 tahun pemakaian, setara dua kali kontrak 1 tahun. Kalau dihitung tahun pertama saja, selisihnya malah lebih besar: pada 1.000 halaman sebulan, sewa sekitar Rp 5,3 juta, sedangkan membeli Kyocera MA4000x sekitar Rp 11,7 juta.
5. Siapa yang merawat. Ada staf yang paham mesin, atau semua menunggu teknisi?

Kertas dan listrik tidak kami hitung, karena sama besarnya di dua pilihan. ASG juga tidak menyediakan kertas dalam sewa.

Berapa total biaya sewa vs beli printer dalam 2 tahun?

Untuk mesin multifungsi A4 hitam putih, total sewa 2 tahun di ASG sekitar Rp 10,5 juta pada 1.000 halaman sebulan, termasuk PPN. Membeli Kyocera MA4000x dengan toner asli termurah totalnya sekitar Rp 13,3 juta, dan membeli HP LaserJet Pro MFP 4103fdn sekitar Rp 21,8 juta. Sewa lebih hemat di semua volume yang kami hitung.

Kami membandingkan tiga pilihan untuk kantor yang bukan PKP (PPN jadi biaya):

• Sewa ASG dengan Kyocera MA4000x: Rp 395.000 per bulan, kuota 1.000 halaman, lewat kuota Rp 100 per halaman, ditambah PPN.
• Beli Kyocera MA4000x: harga pasar Rp 10 juta. Toner asli dihitung Rp 88 per halaman, angka termurah yang kami temukan.
• Beli HP LaserJet Pro MFP 4103fdn: harga pasar Rp 10,8 juta. Toner HP 151X Rp 3.967.000 untuk 9.700 halaman, jadi Rp 409 per halaman.

Total biaya 24 bulan, juta rupiah, belum termasuk kertas | Cetak per bulan | Sewa ASG | Beli MA4000x | Beli HP 4103fdn | | :- | :- | :- | :- | | 500 halaman | 10,5 | 12,3 | 16,9 | | 1.000 halaman | 10,5 | 13,3 | 21,8 | | 2.000 halaman | 13,2 | 15,4 | 31,6 | | 3.000 halaman | 15,9 | 17,5 * | 41,4 | | 5.000 halaman | 21,2 | 25,7 ** | 61,1 |

* Di atas volume rata-rata yang disarankan pabrik. Kyocera menyarankan MA4000x rata-rata 2.000 halaman sebulan. ** Pada volume ini, pembeli sebaiknya memilih mesin yang lebih besar dan lebih mahal.

Yang terlihat dari tabel:

• Sewa tidak butuh modal di depan. Rp 10 juta yang biasanya keluar untuk membeli mesin tetap bisa dipakai untuk kebutuhan usaha lain.
• Biaya toner per halaman sangat menentukan. Mesin dengan harga beli mirip bisa berbeda belasan sampai puluhan juta karena tonernya. Di sewa, toner ditanggung vendor, jadi merek mesin tidak mengubah tagihan Anda.
• Makin tinggi volume, makin terasa bedanya. Di atas 3.000 halaman sebulan, mesin A4 kecil yang dibeli sudah bekerja di atas kapasitas yang disarankan, sedangkan di sewa vendor menempatkan mesin yang sesuai.

[CERITA TIMOTHY: contoh pelanggan (tanpa nama) yang dulu membeli mesin sendiri, lalu pindah ke sewa atau kontrak servis. Berapa yang mereka keluarkan untuk toner dan servis sebelum pindah?]

Berapa biaya kalau printer milik sendiri rusak?

Biaya servis panggilan di pasar mulai sekitar Rp 150.000 per kunjungan, belum termasuk suku cadang. Drum dan unit pemanas bisa Rp 500 ribu sampai Rp 3 juta per penggantian, tergantung tipe. Yang sering terlupa adalah waktu staf yang berhenti bekerja selama mesin mati.

Contoh hitung waktu: UMK Kota Denpasar 2026 Rp 3.499.879 per bulan, atau sekitar Rp 20.000 per jam. Kalau mesin rusak 3 kali setahun, tiap kali 4 jam, dan 3 staf menunggu, biayanya sekitar Rp 730 ribu per tahun, atau hampir Rp 1,5 juta dalam 2 tahun. Angka ini belum kami masukkan ke tabel di atas, jadi selisih sebenarnya lebih besar.

Untuk hotel dan villa, biaya terbesar bukan upah, tapi tamu yang menunggu di front office saat check-in atau night audit yang tidak bisa dicetak. Untuk sekolah, biaya terbesarnya soal ujian yang harus selesai besok pagi.

Di Bali dan Lombok ada dua faktor tambahan: udara lembap membuat kertas cepat bergelombang dan sering macet, dan mesin di dekat pantai lebih cepat terkena korosi. [CERITA ERISTO: kerusakan paling mahal yang pernah ditemui di mesin milik pelanggan di area pantai, dan berapa biayanya kalau dibayar sendiri.]

Di ASG, mesin bermasalah kami pandu dulu dari jarak jauh lewat WhatsApp atau video call, dan banyak kendala langsung teratasi. Kalau belum, untuk pelanggan kontrak di Bali, Lombok, dan Labuan Bajo teknisi tiba paling lambat 3 jam sejak laporan diterima, pada jam operasional. Mesin sewa yang belum teratasi dalam 2 jam kami ganti dengan unit pengganti. Syarat lengkapnya di halaman Garansi teknisi 3 jam.

Sudah terlanjur punya printer sendiri?

Kalau kantor Anda sudah punya mesin, Anda tidak perlu menggantinya untuk mendapat layanan ASG. Mesin Kyocera, HP, dan Epson seri bisnis milik Anda bisa dirawat lewat Kontrak Service Tahunan, ASG Total Maintenance, atau Charge Per Click, lengkap dengan perawatan bulanan dan garansi teknisi 3 jam di Bali, Lombok, dan Labuan Bajo.

Yang perlu diperhatikan kalau Anda memakai mesin sendiri:

1. Pakai toner asli. Toner isi ulang memang murah, tapi sering merusak drum dan biaya perbaikannya jauh lebih mahal.
2. Simpan kertas di tempat tertutup, karena udara lembap Bali membuat kertas bergelombang dan macet.
3. Jadwalkan perawatan rutin, bukan menunggu mesin rusak.
4. Siapkan rencana kalau mesin mati di jam sibuk.

Pilihan kontraknya kami jelaskan di bagian berikut. [TANYA TIMOTHY: apakah ASG mau menulis bahwa ASG juga menjual mesin baru (jual putus)? Kalau ya, tambahkan satu kalimat dan tautan.]

Kapan sewa printer lebih masuk akal?

Sewa lebih masuk akal kalau Anda tidak ingin mengeluarkan modal di awal, ingin biaya bulanan yang tetap, atau tidak bisa menunggu lama saat mesin rusak. Sewa juga cocok kalau kebutuhan Anda bisa berubah, misalnya kantor bertambah orang atau butuh mesin warna tahun depan.

• Kantor baru dan PT PMA. Modal tidak tertahan di peralatan, biaya bulanan tetap, dan faktur pajak datang setiap bulan.
• Hotel dan villa. Front office dan back office tidak boleh menunggu. Lihat sewa printer hotel dan sewa printer villa.
• Sekolah. Biaya bisa dianggarkan per tahun ajaran, dan lonjakan cetak saat ujian tertutup oleh tarif lewat kuota yang sudah jelas. Lihat sewa printer sekolah.
• Volume tinggi. Vendor menempatkan mesin yang sesuai kapasitas, bukan mesin kecil yang dipaksa.

Di ASG, sewa sudah termasuk mesin baru, toner, suku cadang, servis, perawatan bulanan, dan mesin pengganti. Tidak ada deposit, dan tagihan pertama datang setelah 1 bulan pemakaian. Harga tetap selama kontrak berjalan. Ingin mencoba dulu? Kami bisa pasang mesin untuk coba gratis 3 hari setelah sales kami survei lokasi Anda.

Apa beda sewa, Charge Per Click, Kontrak Service Tahunan, dan ASG Total Maintenance?

ASG punya empat jenis kontrak. Sewa memakai mesin milik ASG. Kontrak Service Tahunan, ASG Total Maintenance, dan Charge Per Click untuk mesin milik Anda sendiri. Bedanya ada di cara penagihan, apa yang sudah termasuk, dan apakah ada mesin pengganti. Keempatnya mendapat perawatan bulanan dan garansi teknisi 3 jam di Bali, Lombok, dan Labuan Bajo.

Mana yang cocok untuk siapa:

• Sekolah dengan mesin sendiri: Charge Per Click sering cocok, karena saat libur tagihan ikut kecil dan saat ujian biayanya per lembar sudah jelas. Sekolah yang belum punya mesin biasanya lebih ringan dengan sewa.
• Hotel dan villa dengan mesin sendiri: ASG Total Maintenance, karena ada mesin pengganti. Front office tidak bisa menunggu mesin diperbaiki.
• Kantor kecil yang baru membeli mesin: Kontrak Service Tahunan, supaya mesin dirawat rutin, bukan menunggu rusak.
• Mesin yang jarang dipakai: servis panggilan sudah cukup. Tanpa kontrak, tidak ada jaminan jam, tapi kami usahakan datang di hari yang sama.

Harga Charge Per Click dan kontrak servis kami hitung per mesin setelah teknisi mengecek kondisinya. Detail tiap kontrak ada di servis mesin milik sendiri. Mesin yang sudah terlalu tua bisa ditukar tambah dengan mesin sewa baru.

Sewa printer kena PPN dan PPh 23 berapa?

Sewa printer dikenai PPN dengan tarif 12% dari DPP nilai lain 11/12, jadi efektif 11% dari harga sewa. Kalau perusahaan Anda pemotong PPh 23, Anda memotong 2% dari harga sewa sebelum PPN, lalu menyetorkannya ke negara. Kalau vendor tidak punya NPWP, potongannya 4%.

Contoh hitung untuk sewa Rp 395.000 per bulan | Komponen | Hitungan | Nilai | | :- | :- | :- | | Harga sewa | | Rp 395.000 | | PPN | 12% x (11/12 x Rp 395.000) | Rp 43.450 | | PPh 23 dipotong penyewa | 2% x Rp 395.000 | Rp 7.900 | | Dibayar ke vendor | 395.000 + 43.450 - 7.900 | Rp 430.550 | | Disetor ke negara oleh penyewa | | Rp 7.900 |

Dasar aturannya:

• PPN: UU 7/2021 tentang Harmonisasi Peraturan Perpajakan, dengan DPP nilai lain 11/12 untuk barang dan jasa yang bukan barang mewah (PMK 131/2024, kemudian disatukan dalam PMK 11/2025). Tidak ada perubahan tarif untuk 2026.
• PPh 23: Pasal 23 ayat (1) huruf c UU PPh, tarif 2% dari jumlah bruto untuk sewa dan penghasilan lain sehubungan dengan penggunaan harta selain tanah dan bangunan. Tarif 100% lebih tinggi kalau penerima tidak punya NPWP (Pasal 23 ayat (1a)).
• Siapa yang memotong: badan usaha (termasuk PT PMA), instansi pemerintah, BUT, dan orang pribadi yang ditunjuk Direktorat Jenderal Pajak. Pemilik villa perorangan yang tidak ditunjuk tidak memotong PPh 23, jadi membayar penuh.
• Bukti potong: sejak 2025 dibuat di Coretax (PMK 81/2024).

Di ASG, harga sewa yang kami tulis belum termasuk PPN. Faktur pajak kami lampirkan bersama invoice setiap bulan. Kalau Anda memotong PPh 23, kirim bukti potongnya ke kami, dan tim keuangan ASG yang memprosesnya.

Ini ringkasan umum, bukan nasihat pajak untuk perusahaan Anda. Konsultasikan dengan konsultan pajak atau akuntan Anda untuk kasus khusus.

Apa beda perlakuan pajak sewa dan beli printer?

Biaya sewa langsung menjadi biaya di bulan berjalan dan mengurangi laba kena pajak. Mesin yang dibeli dicatat sebagai harta dan disusutkan selama 4 tahun, karena printer dan mesin fotokopi masuk Harta Kelompok 1. Dalam 4 tahun total yang bisa dibiayakan mirip, yang berbeda adalah waktunya.

Contoh: mesin seharga Rp 9 juta sebelum PPN disusutkan Rp 2,25 juta per tahun selama 4 tahun dengan metode garis lurus.

Kalau Anda bukan PKP, misalnya villa kecil, sekolah, atau kantor kecil, PPN tidak bisa dikreditkan. PPN jadi biaya di kedua pilihan, jadi bandingkan harga yang sudah termasuk PPN. Tabel biaya di atas memakai cara ini.

Untuk pembukuan komersial, sewa diatur PSAK 116 (dulu PSAK 73). Ada pengecualian untuk sewa aset bernilai rendah seperti peralatan kantor kecil. Tanyakan ke akuntan Anda apakah mesin sewaan masuk pengecualian ini.

Apakah PT PMA bisa menyewa printer dan mendapat faktur pajak?

Bisa. ASG menerbitkan faktur pajak untuk perusahaan mana pun yang punya NPWP, termasuk PT PMA, dan melampirkannya bersama invoice setiap bulan. Penawaran ASG standarnya berbahasa Inggris. [CEK ASG: invoice dan kontrak juga bisa dalam bahasa Inggris?]

Yang perlu disiapkan PT PMA: NPWP perusahaan, alamat penagihan sesuai NIB, dan nama PIC. Karena PT adalah pemotong PPh 23, bagian keuangan Anda memotong 2% dari harga sewa sebelum PPN. Semua mesin sewa ASG mendukung AirPrint, jadi tim yang memakai Mac dan iPhone bisa langsung mencetak. Lihat sewa printer kantor. Versi bahasa Inggris artikel ini ada di [halaman EN, slug menyusul].

Apa saja yang harus dicek sebelum tanda tangan kontrak sewa printer?

Cek sepuluh hal ini di kontrak, dari vendor mana pun termasuk kami: kondisi mesin, kuota, tarif lewat kuota, apa yang termasuk, waktu teknisi tiba, mesin pengganti, biaya berhenti di tengah, perpanjangan otomatis, siapa menanggung kerusakan, dan data di mesin saat dikembalikan. Minta semuanya tertulis.

1. Mesin baru atau rekondisi? Harga murah sering berarti mesin bekas.
2. Berapa kuota per bulan, dan berapa tarif per lembar di atas kuota? Tanyakan juga apakah kuota beberapa mesin bisa digabung.
3. Apa yang termasuk? Toner, drum, unit pemanas, dan suku cadang lain. Ada vendor yang menagih suku cadang terpisah.
4. Berapa lama teknisi datang, dihitung dari kapan, dan apa kompensasinya kalau terlambat?
5. Ada mesin pengganti kalau perbaikan lama?
6. Berapa biaya kalau berhenti sebelum kontrak selesai?
7. Apakah kontrak diperpanjang otomatis, dan apakah harga bisa naik?
8. Kerusakan apa yang tidak ditanggung? Misalnya kelalaian, listrik tidak stabil, atau lokasi dekat laut.
9. Kertas termasuk atau tidak? Di banyak vendor, termasuk ASG, kertas tidak termasuk.
10. Bagaimana dengan data di hard disk mesin saat kontrak selesai?

Jawaban ASG untuk daftar ini: mesin baru, kontrak standar 1 tahun (penyewa baru bisa mulai 6 bulan); kuota 1.000 halaman dan Rp 100 per lembar di atas kuota, dan kuota bisa digabung sesama mesin hitam putih atau sesama mesin warna; toner dan suku cadang termasuk, kecuali kerusakan karena kelalaian seperti mesin dicongkel atau kemasukan klip dan staples; garansi teknisi 3 jam sejak laporan diterima untuk Bali, Lombok, dan Labuan Bajo; mesin pengganti kalau belum teratasi dalam 2 jam; [CEK ASG: biaya berhenti sebelum 2 tahun]; harga tetap selama kontrak dan diperpanjang otomatis, harga serta kuota bisa dibahas ulang saat perpanjangan; data di mesin terenkripsi, dan hard disk bisa Anda minta dengan mengganti biaya disk baru. Untuk listrik yang naik turun, kami sediakan stabilizer.

Tanya jawab

Lebih hemat sewa atau beli printer untuk kantor kecil? Untuk kantor kecil di Bali, sewa printer di ASG lebih hemat dalam 2 tahun pemakaian daripada membeli mesin baru. Pada 1.000 halaman sebulan, total sewa sekitar Rp 10,5 juta, sedangkan membeli Kyocera MA4000x sekitar Rp 13,3 juta, belum termasuk biaya saat mesin rusak. Sewa juga tidak butuh modal di depan.

Berapa biaya sewa mesin fotocopy di ASG? Sewa mesin fotocopy multifungsi di ASG mulai Rp 395.000 per bulan di Bali dan Lombok, belum PPN, dengan kuota 1.000 halaman. Halaman di atas kuota dihitung Rp 100 per lembar. Toner, servis, suku cadang, dan mesin pengganti sudah termasuk. Syarat dan ketentuan berlaku.

Sewa printer kena PPh 23 berapa persen? Sewa printer dari ASG atau vendor lain kena PPh 23 sebesar 2% dari harga sewa sebelum PPN, dipotong oleh penyewa yang wajib memotong, seperti PT dan CV. Kalau vendor tidak punya NPWP, tarifnya 4%. Pemilik usaha perorangan yang tidak ditunjuk sebagai pemotong tidak perlu memotong.

Apakah harga sewa printer ASG sudah termasuk PPN? Harga sewa printer ASG belum termasuk PPN. PPN dihitung 12% dari DPP 11/12, jadi efektif 11% dari harga sewa. Faktur pajak dilampirkan bersama invoice setiap bulan.

Printer yang dibeli disusutkan berapa tahun? Printer dan mesin fotokopi termasuk Harta Kelompok 1 menurut PMK 72/2023, dengan masa manfaat 4 tahun. Tarif penyusutannya 25% per tahun dengan garis lurus atau 50% dengan saldo menurun.

Saya sudah punya mesin. Apakah ASG bisa merawatnya? ASG merawat mesin Kyocera, HP, dan Epson seri bisnis milik Anda di Bali, Lombok, dan Labuan Bajo lewat Kontrak Service Tahunan, ASG Total Maintenance, atau Charge Per Click. Ketiganya mendapat perawatan bulanan dan garansi teknisi 3 jam sejak laporan diterima, pada jam operasional. Mesin dicek teknisi dulu sebelum kontrak.

Apa itu Charge Per Click? Charge Per Click di ASG adalah kontrak untuk mesin milik Anda yang ditagih akhir bulan sesuai jumlah halaman yang dicetak. Toner, suku cadang, dan servis sudah termasuk, tetapi tanpa mesin pengganti. Cocok untuk cetak yang naik turun, misalnya sekolah.

Bisa coba dulu sebelum memutuskan sewa? ASG menyediakan coba gratis 3 hari setelah sales kami survei lokasi Anda di Bali atau Lombok. Draf kontrak kami berikan saat masa coba, jadi Anda bisa membacanya sebelum memutuskan.

Metodologi hitungan

• Harga mesin: harga pasar Indonesia yang tercantum di toko resmi dan distributor, dicek 28 Oktober 2026. Kyocera MA4000x Rp 10 juta (rentang pasar Rp 9-12 juta). HP LaserJet Pro MFP 4103fdn Rp 10,8 juta (Toko HP.com Indonesia Rp 12,93 juta, marketplace dari Rp 9,3 juta).
• Toner: HP 151X Rp 3.967.000 untuk 9.700 halaman (HP.com Indonesia). Kyocera MA4000x: yield 10.000 halaman versi Eropa dan Australia, harga Indonesia diambil Rp 880.000 untuk 7.200 sampai 10.000 halaman. [CEK ASG: harga dan yield toner asli MA4000x yang dijual ASG.]
• Servis mesin milik sendiri: Rp 600.000 per tahun (2 kunjungan), kit perawatan Rp 3,9 juta tiap 100.000 halaman.
• Mesin yang dibeli dihitung tetap dipakai setelah 2 tahun, tidak dijual kembali.
• Sewa dihitung sebagai kontrak 1 tahun yang diperpanjang sekali, dengan harga bulanan yang sama.
• Toner beli dihitung dengan harga termurah yang kami temukan. Biaya waktu mesin mati tidak dimasukkan ke tabel.
• Spesifikasi pabrik: Kyocera ECOSYS MA4000x rata-rata 2.000 halaman per bulan, maksimum 80.000, umur maksimum 200.000 halaman atau 5 tahun.
• Harga sewa ASG belum PPN; di tabel ditambah PPN efektif 11% untuk penyewa non-PKP.

Hitungan ini kami perbarui kalau harga pasar berubah.